Excel 2007-д тухайн ажлын хавтас ба ажлын хуудасыг хэн нэгэн хүн хэрэглэхээс хамгааларах хэд хэдэн арга бий. Үүий нэг нь ажлын хавтасыг нэх ба хадгалах ү нууц үг хэрэглх арга юм. Нууц үг нь цифр ай тусгай тусгай тэмдэгтүүдээс тогтож болно. Нууц үгийг орулах үед тмдгт бүр од эсвл цэгэр дүрслэгднэ. Түүнэс гэднэ ууц үг оруулах үгэнүүдийн том жижгийг тооцдог учираас нуц үгийг анх оруулах үедээ том ииг үсгүүдий горим руу оруулах үедээ том жижиг үсгэнүүдийгнгорим уу шилжүүлдэг. ажлын хавтасыг нууц үгтэй хадгалахдаа :

MS office товчин дээр дарж, Save as [... гэж хадгалах] командыг сонгож дарна

. 2. Харилцах цонхны зүүн доод буланд байрлах Tools [ сервис] товчин дээр дарж гарч ирсэн цэснээс General options [ерөнхий параметрүүд ] командыг сонгож дарна.

 3. General options [ерөнхий параметрүүд ] харилцах цонх нээгдэнэ.. password to open [нээх үеийн нууц үг] цонхо дотор файлыг нээх үед шаардах нууц үгийг тус тус оруулна. Энэ хоёр нууц үгийг хоёуланг эсвэл аль нэгийг нь хэрэглэж болно. Эдгээр цонхнууд дотор таны нууц үг харагдахгүй түүний оронд цэгүүд харагдана

4. ОК командын товчин дээр дарна.

5. Confirm password [нууц үгийг баталгаажуулах] нэртэй харилцах цонх гарч ирнэ: түүн дотор нууц үгээ дахин оруулж баталгаажуулана.

6. Ок командын товчин дээр дарна.

7. Save [хадгалах] командын товчин дээр дарна. Дэлгэцэн дээр энэ цонх гарч ирэх бөгөөд Yes [тийм] командын товчин дээр нь дараарай  

АЖЛЫН ХУУДСЫГ ХАМГААЛАХ

 Ажлын хуудсан дээрх чухал чухал өгөгдөлтэй нүдийг эсвэл байнга өөрчлөгдөөд байдаггүй харьцангуй тогтмол өгөгдлүүдийг хэрэглэгчдийг санаатай ба санамсаргүй арилгах, өөрчлөх, устгахаас сэргийлж хамгаалж чоожилж болно. Ажлын хавтас болон хуудсыг хамгаалахын тулд Review [хяналт] табын Changes [өөрчлөлтүүд] бүлэг доторх товчнуудыг хэрэглэнэ. Ажлын хуудасны элемэнтүүдийг хамгаалахын тулд:

1. Ажлын хуудсыг хамгаалсны дараа өөрчлөлт хйих болмжтой байх нүднүүдийг ялгана. (өөрөөр хэлбэл хамгаалахгүй нүднүүдийг ялгана гэсэн үг) жишээлэл, цалингийн хүснэгтийн А4 нүд ба Р9:Р21:J9: J21 нүдний мужуудыг Ctrl товчны тусламжтайгаар тус тус ялгана.

2. HOME [үндсэн таб ] табын Cells [нүд] бүлэг доторх Format [формат] дээр дараад дараа нь Format Cells [нүдний формат] командыг сонгож дарна.

3. Харилцах цонхны Protection [хамгаалах] таб дээр дарж түүнийг нээнэ.

 4. Харилцах цонхны Locked [түгжих] хяналтын цонхон дээр дарж идэвхгүй болгоно. Hidden [томъёонуудыг нуух] хяналтын цонхыг идэвхжүүлбэл, та томъёоны мөрөн дээрээс нүдэн доторх томъёог харах бусад хүмүүсийн боломжийг хаах болно

 5. ОК товчин дээр дарна.

 6. Review [хяналт] табын changes [өөрчлөлтүүд ] бүлэг доторх Pretect sheet [ажлын хуудсыгхамгаалах] товчин дээр драна

. 7. Allow all users of this worksheet to энэ ажлын худасны бүх хэрэглэгчдэд...-г зөвшөөрөх ] жагсаалтан дотороос хэрэглэгчдийн өөрчилж болох зүйлүүдийг сонгоэ идэвхжүүлнэ

8. Бусад хэрэглэгчид ажлын хуудасны хамгалалтыг хүчингүй болгохоос сэрийлж нууц үгийг Password [нууц үг] цонхон дотор оруулж болно.

9. ОК командыг дарна. Ажлын хуудасны хамгаалтыг салгах:

1.Review [хяналт] табын changes [өөрчлөлтүүд] бүлэг доторх unprotect sheet [ажлын хуудсыг хамгаалтгүй болгох] командыг сонгоно. Хэрэв хамгаалалттай болгох үедээ нууц үг оруулсан бол танаас нууц үг оруулахыг шаардах бөгөөд та нууц үгээ оруулах хэрэгтэй.

АЖЛЫН ХУУДСЫГ НУУХ БА ИЛ ГАРГАХ

Ажлын хуудасны хэсгийг хамгаалахаас гадна түүнийг бүхэлд нь нууж хамгаалж болно. Аажлын хуудсыг нуухын тулд

1. Нуухыг хүссэн ажлын хуудсаа нээж идэвхжүүлнэ

 2. Home [үндсэн ] табын Cells [нүднүүд] бүлгийн format товчны хажуугийн товчинд дээр дарж гарч ирсэн цэсний Visibility [харагдах байдал] хэсэгээс hide sheet [ажлы хуудсыг нуух ] комадыг сонгож дарна. Үүний дараа excel-ийн цонхны доод талын мөрөн дээрээс идэвхтэй байса ажлын хуудасы нэр алга болно. Нуусан ажлын хуудсыг гаргаж ирэхдээ:

1. Home [үндсэн] Cells [нүднүүд] бшонмйэ format товчны хажуугийн товчин дээр дарж, гарч ирсэн цэсийн Visibility [харагдах байдал] хэсгэээс Unhide sheet [хуудсыг ил гаргах] командыг сонгоно

. 2. Ажлын хуудсыг ил гаргахын тулд Unhide харилцах цонхноос ил гаргахыг хүсэж байгаа ажлын хуудсан дээр дарж идэвхжүүлнэ.

 3. ОК комадын товчийг драна

 АЖЛЫН ХАВТСЫГ БҮХЭЛД НЬ ХАМГААЛАХ

 Ажлын хавтасыг бүрэн хамгаалахын хүсвэл:

1. Review табын Changes өөрчлөлтүүд бүлэг дотрох Protect Workbook товчны хажуугийн сумтай товчин дээр дарна. Танд дараах сонголтууд байна. Үүнд:

 2. Ажлын хавтасны бүтцийг хамгаалхаын тулд Protect Structure and Windows [бүтэц ба цонхнуудыг хамгаалах] командыг сонгоно. Structure – энэ харилцах цонхны тохируулга нь ажлын хуудсыг нь устгах, нэрийг нь өөрчлөх зөөх нуух, хуусныг нь ил гаргах зэргээс хамгаална. Windows – ажлын хавтасны цонхыг хамгаална тухайлбал цонхыг зөөх хэжээг нь өөрчлөх, хаах нуух, нуусныг нь ил гаргах зэргээс сэргийлнэ

3. Бусад хэрэглэгчид ажлын хавтасны хамгаалалтыг хүчингүй болгохоос сэргийлж, нуйц үгийг Password цонхон дотор оруулж болно.

4. ОК товчийг дарна.

Ажлын хавтасны хамгаалалтыг салгахыг хүсвэл:

1. Review табын Changes бүлэг доторх Protect Workbook товчны хажуугийн сумтай товчин дээр дараад, дараа нь Protect Structure and Windows командыг дарна.

 2. Хэрэв хамгаалалттавих үедээ нууц үг оруулсан бол түүнийг оруулахыг шаардсан цонх нээгдэх ба түүнд нууц үгээ оруулна.

 АЖЛЫН ХАВТАСЫГ ШАБЛОН БОЛГОН ХАДГАЛАХ

Та өмнөх бүлгүүдийг судалснаар сар бүрийн цалингийн тооцооны хүснэгт ба түүнтэй томёогоор холбоотой цалингийн товчооны хүснэгтийг байгуулж тэдгээрийг хэрэглэхэд хялбар болгосон универсаль томьёонуудыг зохиож, харахад үзэмжтэй.болгон форматалж цаасан дээр хэвлэх тохируулгуудыг ноь хийж эцэст нь хүснэгтийнхээ байнга өөрчлөгдөөд байдаггүй зарим өгөгдлүүдийг хамгаалана. Тиймээ энэ ажлын хавтасаа цаашид өөрөө болон бусад хэрэглэгчдэд ашиглуулах зорилгоор шаблон [template] болгон хадгалах хэрэгтэй. Шаблон бол тодорхой өгөгдлүүдийг шууд оруулахаар бэлтгэсэн урьдчилан форматалсан ажлын хавтас юм. Шаблон нь нэг ижил хүнснэгтийг дахин дахин байгуулах ажлаас хэрэглэгчийг чөлөөлж өгнө. Тйим учраас та цалингийн хүсэнгтээ шаблон болгон хадгалаад дараа нь түүнийгээ хуулж,тухайн сарын ажилласан хоногуудаа оруулан тооцоолол хийж болно.

 Ажлын хавтсыг шаблон болгон хадгалхаын тулд:

 1. Шаблон болгож хадгалхыг хүсэж байгаа ажлын хавтсыг нээнэ.

 2. MS office-н товчин дээр дарж дараа нь save as командыг сонгож дарна.

3. Харилцах цонхны save as type жагсаалтын цонхны сум хэлбэртэй товчин дээр дарж файлын төрлүүдийг гаргаад түүнээс Excel template сонгож дарна.

 4. File name [файлын нэр] цонхон дотор шаблон дотор өгөх нэрийг оруулна

 5. Save командын товчин дээр дарна. /Excel өөрийн шаблонд .XLT гэсэн өргөтөгл өгдөг/

Шинэ шаблоныг нээхдээ :

1. MS office товчин дээр дарж New командыг сонгож дарна.

 2. Харилцах цонхны Templates хэсгээс My Templates дээр дарна. Баруун талын самбар дээр таны хадгалсан шаблон харагдана.

3. Цонхны хаах товчин дээр дарж тухайн файлыг хаана. Хэрэв өөрчлөлтүүдийг хадгалах эсэхийг асуусан харилцах цонх гарвал NО командын товчийг дараарай. Шаблонд засвар, өөрчлөлт хийх. Шаблоныг цаашид хэрэглэхэд улам таатай болгож. Илүү  үзэмжтэй харагдуулахын тулд зарим нэгэн засвар өөрчлөлтийг хийж болно. Шаблонд засвар , өөрчлөлт хйихийн тулд:

1. MS office товчин дээр дарж Open командыг сонгож дарна.

2. Look in жагсаалтын цонхон templates хавтас сонгогдсон байх ёстой.

3. нээх файлын нэрэн дээр хоёр дарж нээнэ. Энэхүү нээгдсэн файл бол шаблон хуулбар биш шаблон өөрөө юм  шүү.